Directeur(trice) administratif(ve) et financier(e) du Bureau de représentation de CI.be
Informations
Entreprise : ENTREPRISE PUBLICATION
Domaine d'activite : Administratif
Nombre de postes : 1
Type de contrat : autres
Salaire : N/C
Ville : Kinshasa et Bukavu
Date limite : 31-01-25
Contexte et mission :
MISSION
Le/La Directeur.rice administratif et financier fait partie de l'équipe de direction et répond à la Représentante Pays de Cl.be en RDC. Il/elle est responsable de tous les aspects de la gestion financière et de l'administration des opérations de Cl.be en RDC. Il/elle accompagne et supervise les comptables des projets menés par Cl.be et ses partenaires en RDC ainsi que le personnel administratif des bureaux de
représentation à Kinshasa et Bukavu. Il/elle est en contact étroit avec les responsables financiers des organisations partenaires, et la cellule finance du département Coopération Internationale de Cl.be à
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
Le/la Directeur.rice administratif et financier est garant de la santé financière de l'organisation et du bon fonctionnement des opérations de Cl.be en RDC. Il/elle gère la fonction financière au sein de Cl.be, en particulier la budgétisation, les rapports et les propositions de projet. Il/elle est également responsable de la planification des objectifs financiers à long terme de l'organisation et de la protection des actifs. Le/la Directeur.rice administratif et financier a également pour rôle de s'assurer que les fonctions de soutien sont bien alignées les unes sur les autres et qu'elles sont mises en œuvre de manière efficace. Ses
responsabilités spécifiques sont :
GESTION COMPTABLE ET FINANCIERE ET RAPPORTAGE
Diriger la fonction financière au sein de Cl.be
Coordonner les activités du personnel financier et lui fournir des orientations et formations le cas échéant
Etelles un suis de taire eule et cone le le person les de cabes de red a exécution du budget et au recouvrement des coûts du bureau
Identifier les goulets d'étranglement dans les budgets et programmes et aviser des améliorations financières possibles
Mettre en place et contrôler les procédures financières et la comptabilité, tout en assurant un processus d'amélioration continue
Produire les états financiers annuels selon la législation en vigueur
Elaborer des rapports financiers mensuels et trimestriels pour l'antenne et les bailleurs de fonds, dans les délais. Interpréter les données financières issues des rapports trimestriels et fournir des analyses et des conseils financiers
Au quotidien, veiller à ce que :
les liquidités et les soldes bancaires soient suffisants à tout moment, et faire le lien avec le siège pour les demandes
les passations de marchés répondent aux exigences financières et soient pertinentes ; les demandes de paiement soient conformes à la réglementation avant de les signer ; les factures soient payées correctement et en temps voulu il y ait une vue d'ensemble actualisée des engagements en cours: o les caisses soient vérifiées et disposent des justificatifs pertinents
le contact avec les banques soit maintenu et les réconciliations banque-caisse de l'antenne et des différents projets soient effectuée
le suivi et l'accompagnement des partenaires soient bien effectués et que des missions d'appui-conseil aient lieu
Faciliter les activités des auditeurs internes et externes lors de l'examen des comptes du bureau
Organiser des réunions mensuelles entre les équipes financières et les équipes de projet pour une analyse commune de la réalisation des activités et de la consommation du budget.
Effectuer toutes autres tâches nécessaires à la bonne gestion des projets.
GESTION ADMINISTRATIVE ET LOGISTIQUE
Suivre tous les dossiers administratifs (renouvellement des accords-cadres, arrêté interministériel, certificat d'enregistrement, etc...)
S'assurer que le bureau de Cl.be en RDC respecte les obligations légales imposées aux ASBL et
ONG internationales ;Coordonner les activités du personnel administratif et renforcer ses capacités;
Veiller à l'archivage des pièces et des données essentielles :
Faire le suivi des contrats, des fournisseurs et des importations; Assurer l'efficacité et le bon fonctionnement du bureau, y compris la sécurité et la gestion de la flotte de véhicules; examiner les registres d'entretien des véhicules et du carburant, et la mise à jour des polices d'assurance
Maintenir un inventaire approprié des fournitures et du matériel
En collaboration avec le coordinateur logistique.
assurer la bonne exécution des processus d'approvisionnement en biens, travaux et services conformément aux directives de Cl.be et des bailleurs de fonds.
GESTION DU PERSONNEL
Assurer la gestion des performances, y compris les plans de développement personnel ;
Superviser et renforcer les compétences du personnel sous sa responsabilité hiérarchique
Profil recherché :
PROFIL
Master ou licence en administration des affaires, finance, comptabilité ou domaine connexe requise
Maîtrise de la comptabilité générale et analytique (en partie double)
Connaissance de la gestion administrative et financière des projets
Avoir une expérience professionnelle de minimum 7 ans, notamment dans le monde des ONG
Expérience avérée de l'analyse et l'interprétation des données financières :
Connaissance des bailleurs de fonds institutionnels, notamment l'UE, les agences UN et la DGD
Connaissances du droit du travail Congolais et autres dispositions légales applicables aux ONG
Maitrise du Pack Office et d'un logiciel comptable courant (NAVISION, Windbooks, etc.)
Parfaite maîtrise du français (écrit et parlé), avoir des notions d'anglais est un atout
Rigoureux, organisé, avoir un bon sens de l'analyse, précis et méthodique
Qualités de leadership, capacité d'écoute, ouverture au débat, esprit critique
Capacité à travailler en équipe :
Disponible pour faire des visites régulières sur le terrain et interagir avec différentes parties prenantes.
INTÉRESSÉ-E ?
Envoyez votre candidature (CV + une lettre de motivation) à RepresentationRDC@caritasint.be avec
« Directeur rice administratif et financier » dans l'objet du mail pour le 31 janvier 2025 au plus tard. Seules les candidatures préselectionnées seront contactées.
